Grundlagen der Arbeitsplanung: Tu es!

Es gibt jede Menge Systeme zur Arbeitsplanung und Aufgabenverwaltung, zur Projektorganisation und Lebensgestaltung. Das Angebot reicht von Simplify über GTD bis hin zu Coveys sieben Wegen. Leider trifft man immer wieder – und öfter als man denkt – auf Menschen, die den Nutzen dieser Werkzeuge bezweifeln. Sie klagen darüber, dass sie trotz intensiver Beschäftigung und buchstabengetreuer Umsetzung dieser Systeme ihre Arbeit nicht erledigt bekommen. Da werden Listen geführt und Prioritäten gesetzt, Termine geplant, Aufgaben delegiert und Lebensziele gesetzt. Aber am Ende des Tages scheint der Berg trotz aller Arbeitsplanung nicht kleiner geworden zu sein.

Dem Eindruck, der Arbeit trotz aller Planung nicht Herr werden zu können, liegt oft ein Problem zu Grunde, das so einfach ist, dass es den Betroffenen tatsächlich nicht auffällt:
Trotz aller Planung und Verwaltung muss man die Arbeit noch machen!

Ja, es hört sich seltsam an, aber immer wieder begegnen mir Menschen, die sich vor lauter Begeisterung über ihr neues Tool zur Arbeitsplanung im Planen und Verwalten verlieren und dabei das Machen vergessen. Die simple Wahrheit ist, dass die Arbeit sich bei aller Planung doch nicht von selbst macht – und dabei ist es egal, wie gut und clever das Planungswerkzeug gemacht ist. Irgendwer muss die Arbeit trotz allem noch tun.

Den Menschen, die sich mit diesem Problem konfrontiert sehen, schlage ich dann meist vor, sich komplett vom bisherigen System zur Arbeitsplanung zu verabschieden und sich als erstes eine einfache Liste ihrer Aufgaben zu schreiben. Ja, eine simple To-Do-Liste. Und der Focus soll dabei auf den Ergebnissen liegen, die erreicht werden sollen. Auf der Liste soll also stehen, dass ein neuer Mitarbeiter für die Kundenbetreuung eingestellt, Winterreifen für das Auto der Tochter gekauft oder das Dachgeschoss des Hauses renoviert werden müssen. An dieser Stelle sollte man sich noch keine Gedanken darüber machen, ob man Anforderungsprofile erstellen, Testberichte lesen oder Farbe kaufen muss, um die Ziele zu erreichen.
Der große Vorteil dieser Liste ist es, dass man einen schnellen Überblick über seine Aufgaben erhält, ohne sich um Einzelschritte, Kategorien und Prioritäten oder ähnliches kümmern zu müssen. In den meisten Fällen finden sich auf dieser Liste auch alle Aufgaben, die sofort oder möglichst bald zu erledigen sind. Und in vielen Fällen ist auch keine Planung der Einzelschritte nötig, da die Aufgaben in einem Arbeitsgang erledigen lassen.
Ausgehend von dieser Liste lasse ich sie dann erst einmal ihre Aufgaben erledigen. Wenn sich dann später herausstellt, dass sie mehr Organisation oder Planung benötigen, kann man nach und nach die entsprechenden Werkzeuge einführen.

Wichtig ist aber, dass man dabei die wichtigste Regel der Produktivität nicht vergisst:
Tu es!
Es hilft nämlich nicht, Aufgaben immer nur zu verwalten, sie müssen auch getan werden.

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