Produktivitäts-Lügen

Produktivität und Aufgabenorganisation, Zeitplanung und Selbstmanagement beschäftigen mich schon einen ganze Weile. Ich habe etliche Bücher gelesen, im Internet recherchiert und natürlich den Worten der Gurus gelauscht. Und immer wieder sind mir dabei Ideen begegnet, die auf den ersten Blick logisch klangen. Hält man sich allerdings daran oder hinterfragt diese Ideen, sind sie plötzlich überhaupt nicht mehr so logisch und einfach. Manche stellen sich als schlichtweg falsch heraus – zumindest funktionieren sie für mich nicht.
Möglicherweise funktionieren sie ja für andere. Aber so allgemeingültig, wie sie manchmal aufgestellt werden, sind diese vermeintlichen Regeln auf keinen Fall. Aber das musste ich erst mühsam lernen.

Wer produktiv sein will, muss früh aufstehen!

Für mich ist dieser Satz richtig. Aber ich bin ein typischer Frühaufsteher und ich bin es gewohnt, möglichst früh mit meiner Arbeit anzufangen. Entsprechend bin ich vormittags auch viel produktiver als nachmittags. Allerdings kenne ich viele Menschen, bei denen es genau anders herum ist, die morgens eine lange Anlaufzeit brauchen und erst am Nachmittag zur Höchstform auflaufen. Ich kenne sogar einige extreme Fälle, die erst dann wirklich produktiv werden, wenn der normale Büroarbeiter in den Feierabend aufbricht.

Ich glaube, hier muss jeder seinen eigenen Weg finden. Wer Probleme damit hat, früh aufzustehen, soll länger schlafen. Es bringt auch nichts, Langschläfer zum frühen Aufstehen zu überreden. Die Umstellung – wenn sie überhaupt möglich ist – dauert lange und ich bin mir nicht sicher, ob sie tatsächlich erfolgreich sein kann.

Außerdem soll jeder, der lange schlafen will, dies gerne tun. Ich genieße dann die freien Straßen, die leeren S-Bahnen und die morgendliche Ruhe im Büro ohne Anrufe und Meetings.

Aktivität ist gleich Produktivität!

Man kann stundenlang beschäftigt und aktiv sein und am Ende des Tages trotzdem nichts geleistet haben. Man kann zum Beispiel immer im Kreis laufen oder sich mit unwichtigen Kleinigkeiten aufhalten. Oder man produziert einfach nur sinn- und nutzloses.

Oft ist solche hektische Betriebsamkeit genau das Gegenteil von Produktivität. Echte Produktivität hingegen braucht auch Ruhe.

Wer länger arbeitet ist produktiver!

Für die Arbeitszeit gilt das gleiche wie für die Aktivität. Mehr Arbeitszeit bedeutet nicht automatisch höhere Produktivität. Auch wenn uns das mancher Arbeitgeber glauben machen will.

Ich treffe immer wieder auf Menschen, die – mehr oder weniger stolz – erzählen, dass sie 50, 60, 70 oder mehr Stunden pro Woche arbeiten. Und die meisten halten sich für unglaublich produktiv. Wenn man sich die Arbeit dieser Leute dann aber genauer ansieht, stelle eigentlich immer eines von zwei Dingen fest. Entweder verzetteln sich diese Lang-Arbeiter in nebensächlichen Kleinigkeiten und arbeiten deshalb so lange, oder ihre Aufgaben sind tatsächlich so umfangreich, dass sie tatsächlich so viel Zeit brauchen.

Das Hauptproblem ist, dass diesen Menschen auf Dauer die Möglichkeit zu Entspannung und Regeneration fehlt. Mit der Zeit für diese Erschöpfung dann zu einer Reduzierung der Leistungsfähigkeit und entsprechend sinkt die Produktivität.

Technologie macht dich produktiver!

Wie oft habt ihr schon gehört, dass diese Software oder jene App die Lösung aller Produktivitäts-Probleme darstellt oder das tolle neue Gerät X eure Arbeitsleistung in ungeahnte Höhen katapultiert. Dann habt ihr euch an eure neu erworbene Technologie gesetzt und Stunden wenn nicht Tage damit verbracht, den Umgang damit zu erlernen und alles richtig einzustellen. Und dann habt ihr festgestellt, dass ihr trotz aller Versprechungen doch nicht schneller arbeitet und der Tag noch immer nur 24 Stunden hat.

Ich sage nicht, dass Technologie dich nicht produktiver machen kann. Aber es kommt darauf an, wie du sie einsetzt und ob sie dir das Leben tatsächlich erleichtert.
Ein Kalender bleibt ein Kalender, egal ob er aus Papier ist und du ihn als Buch mit dir herum trägst oder ob du ihn in elektronischer Form auf deinem Computer führst und ihn mit dem Kalender auf deinem Smartphone  und einer entsprechenden Anwendung im Internet synchronisierst. Beides hat seine Vor- und Nachteile und du musst dir überlegen, welche Form für deine Bedürfnisse am besten passt. Aber nur weil du deinen Kalender statt auf Papier jetzt in elektronischer Form führst darfst du nicht erwarten, dass du plötzlich mehr Termine wahrnehmen und einhalten kannst.

Multitasking steigert deine Produktivität!

Erst einmal: Multitasking bedeutet nicht, mehrere Dinge gleichzeitig zu tun, sondern schnell zwischen mehreren Tätigkeiten hin und her zu springen.

Natürlich gibt es Menschen, die das besser können als andere, und in bestimmten Situationen ist diese Fähigkeit sicher auch sehr praktisch. Allerdings ist mit dem schnellen Wechsel zwischen unterschiedlichen Aufgaben und Tätigkeiten die Notwendigkeit verbunden, sich immer wieder auf die jeweils nächste Aufgabe einzustellen. Und dieses Umschalten kostet Zeit. Im Idealfall handelt es sich dabei nur um Augenblicke aber trotzdem ist diese Zeit verloren. In den allermeisten Fällen ist es besser, erst eine Aufgabe abzuarbeiten und danach mit der nächsten zu beginnen.

Das System XYZ macht dich produktiver!

Ja, möglicher Weise gibt es ein Planungs- oder Organisationssystem, das dich produktiver macht. Aber welches System dies ist, kannst nur du selbst sagen. Und vielleicht musst du das für dich perfekte System erst selbst erfinden. In jedem fall wirst du danach suchen müssen.
Aber wenn dir jemand sagt, das System XYZ (und hier setzt du bitte ein Planungs- oder Organisationsverfahren deiner Wahl ein) sei das beste überhaupt, dann trifft das vielleicht für ihn zu. Ob es deine Produktivität erhöht oder dir auch nur das Leben erleichtert musst du erst ausprobieren.

Finde einen Job, den du liebst, und du musst nie wieder arbeiten!

Es tut mir sehr leid, aber es gibt keine perfekten Jobs. Jede Arbeit hat auch ihre unangenehmen Seiten. In jedem Job gibt es etwas, dass man nicht unbedingt gerne tut, was langweilig oder anstrengend ist und das man dann als Arbeit wahrnimmt. Dies mag für jeden jeweils etwas anderes sein, aber wenn man genau darüber nachdenkt, findet jeder etwas in seinem Job, dass er nicht gerne tut.

Das heißt aber nicht, dass es keine Traumjobs gibt. Wenn man aber einen Job oder zumindest den größten Teil davon gerne und mit Spaß macht, dann nimmt man die unangenehmen Seiten der Arbeit gerne in Kauf.

Mehr Lügen und Wahheiten

Ich bin  natürlich nicht der erste und einzige, der sich mit diesen Fragen beschäftigt hat. Entsprechend liefere ich hier auch noch Links zu den Ansichten einiger anderer Autoren:

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