Gute Meetings

Angestellte verbringen rund 15 % ihrer Arbeitszeit in Meetings und Besprechungen. Bei Mitarbeitern im mittleren Management sind es 35 % und bei Führungskräften sogar 50 %. Bei diesem Zeitaufwand ist es umso erschreckender, dass die Hälfte aller Meetings von den Teilnehmern als überflüssig angesehen werden. Das gilt für Präsenz-Meetings ebenso wie für Online-Besprechungen.

Dabei richten überflüssige Meetings eine Menge Schaden an. Sitzt ein Mitarbeiter in einer Besprechung, die er für überflüssig hält, wirkt das extrem demotivierend. Außerdem vernichten überflüssige Meetings eine Menge Arbeitszeit, die produktiver genutzt werden könnte.

Die Probleme von Meetings

Woran aber liegt es, dass Meetings als überflüssig wahrgenommen werden? Eigentlich sollten sie doch dafür da sein, um Arbeit zu erledigen, Informationen auszutauschen, Abläufe zu planen und zu regeln und um Entscheidungen zu treffen?

Die ersten Probleme gibt es schon bei der Frage, ob die Sitzung überhaupt notwendig ist. Leider gibt es immer noch viele Sitzungen, die von Vorgesetzten als Verkündigungsveranstaltungen missbraucht werden. Die Mitarbeiter werden einbestellt, um sich einen Monolog ihres Chefs anzuhören. Dieser referiert dann über die aktuelle Situation und die zu erledigenden Aufgaben. Spätestens nach fünf Minuten sind in einer solchen Veranstaltung alle Teilnehmer mit dem Kopf schon irgendwo anders. Natürlich gehören Situationsanalysen und die Verteilung von Aufgaben zu einem Meeting. Als alleiniger Zweck sind sie aber nicht tragfähig.

Richtige Vorbereitung

Ein weiteres Problem, auf das man immer wieder trifft, ist die mangelnde Vorbereitung. Das beginnt oft damit, dass die Teilnehmer die Tagesordnung für das Meeting viel zu spät erhalten. Eine sinnvolle Vorbereitung auf die anstehenden Themen, ist dann meist nicht mehr möglich. Um in der Sitzung effektiv und effizient arbeiten zu können, muss allen Teilnehmern die Möglichkeit gegeben werden, sich gut vorzubereiten und alle notwendigen Informationen zusammenzutragen. Deshalb sollte die Tagesordnung spätestens 24, besser noch 48 Stunden vor der Sitzung feststehen.

Wenn die Tagesordnung feststeht, dann muss auch klar sein, wer für welchen Tagesordnungspunkt verantwortlich ist. Es muss geklärt sein, wer welche Informationen beschafft und wer sie in der Runde vorträgt.

Dabei kann es hilfreich sein, die einzelnen Tagesordnungspunkte zu klassifizieren, damit alle Teilnehmer wissen, um was es bei den einzelnen Tagesordnungspunkten geht. Bewährt hat sich dabei das „I-E-D-Prinzip“, bei dem jeder Tagesordnungspunkt einer Kategorie zugeordnet wird.

Die Kategorie I steht für Information. Hier geht es nur um den Austausch von Daten und darum alle Sitzungsteilnehmer auf den gleichen Stand zu bringen.

Kategorie E steht für Entscheidung. Es muss also ein Beschluss herbeigeführt werden. Eventuell ist dazu auch eine Aussprache nötig. Optimal ist es, wenn zu einem solchen Punkt eine schriftliche Beschlussvorlage mit allen relevanten Informationen und einem entsprechenden Beschlussvorschlag vorliegt.

Und Kategorie D steht für Debatte. Hier werden Fragen diskutiert aber nicht unbedingt Entscheidungen getroffen. Manchmal dient ein solcher Tagesordnungspunkt der Vorbereitung einer Entscheidung in einem folgenden Meeting.

Wenn jeder Tagesordnungspunkt einer Kategorie zugeordnet wird, wissen auch alle Teilnehmer, wie intensiv sie sich auf die einzelnen Punkte Vorbereiten müssen. Auf einen I-TOP müssen sich die meisten Teilnehmer zum Beispiel sehr viel weniger vorbereiten als auf einen E-TOP.

Der richtige Zeitpunkt

Hin und wieder wird man auf Sitzungen eingeladen, die am späten Nachmittag stattfinden. Als Begründung für den späten Starttermin wird dann angegeben, dass die Terminfindung dann leichter ist. Nach 16 Uhr sind die meisten Terminkalender relativ leer.

Aber ist es sinnvoll, Meetings am späten Nachmittag abzuhalten? Die meisten Mitarbeiter haben um 16 Uhr bereits einen Arbeitstag von sechs, sieben oder sogar acht Stunden hinter sich. Konzentration und Energie sind aufgebraucht und einige Kolleginnen und Kollegen sind zu diesem Zeitpunkt mit dem Kopf bereits im Feierabend. Für ein zielorientiertes Arbeiten sind das keine guten Voraussetzungen.

Um gute Ergebnisse zu erzielen ist es besser, Sitzungen dann abzuhalten, wenn die Mitarbeiter ihre höchste Konzentrationsfähigkeit haben. Viele Firmen vermeiden es deshalb Sitzungen nach 15 Uhr zu veranstalten. Manche gehen noch weiter und führen Meetings nach Möglichkeit nur noch zwischen 10 Uhr und 12 Uhr durch. Die Teilnehmer sind zu dieser Zeit nicht nur konzentrierter und kreativer, der Nachmittag bietet zudem noch genug Zeit für die Nachbereitung.

Zeitliche Begrenzung

Und noch einen Vorteil hat es, wenn Sitzungen zwischen 10 Uhr und 12 Uhr stattfinden. Die anstehende Mittagspause bietet eine natürliche zeitliche Begrenzung der Sitzungsdauer. Es Ist nämlich sinnvoll, wenn nicht sogar notwendig, die Dauer von Meetings zu begrenzen.

Es gibt das alte Sprichwort, dass Dinge immer so lange dauern, wie Zeit für sie vorhanden ist. Und das gilt auch für Meetings. Wenn jedem klar ist, dass für die Bearbeitung der Tagesordnung nur eine begrenzte Zeit zur Verfügung steht, dann sorgt das für ein zügigeres Abarbeiten der Tagesordnung. Die Verknappung der wertvollen Ressource Zeit sorgt für mehr Disziplin bei den Teilnehmern.

Für den Sitzungsleiter bedeutet das allerdings auch, dass im Vorfeld festgelegt werden muss, wieviel Zeit für jeden einzelnen Tagesordnungspunkt zur Verfügung steht. Und dieser Zeitrahmen muss dann auch streng eingehalten werden.

Natürlich kennt jeder die langen Verhandlungsrunden, bei denen Politiker bis in die späte Nacht oder sogar bis zum frühen Morgen hinter verschlossenen Türen um Kompromisse ringen. Dabei steht aber meist mehr der dramatische Effekt im Vordergrund, als dass tatsächlich produktiv gearbeitet wird. Schließlich kann und will sich keiner der Teilnehmer hinterher vorwerfen lassen, dass er nicht versucht hat, das Äußerste für seine Klientel herauszuholen.

Im normalen Arbeitsalltag sind solche Showeffekte unnötig und eher hinderlich. Oft sind hier die effektivsten Sitzungen diejenigen, für die nur 30 Minuten zur Verfügung stehen.

Passende Teilnehmer für Meetings

Wir hatten schon festgestellt, dass bei einer Sitzung immer diejenigen anwesend sein sollten, die von den besprochenen Themen betroffen sind und etwas dazu beitragen können. Aber was ist die richtige Anzahl von Teilnehmern in einer Sitzung?

Jeff Bezos hat als Antwort auf diese Frage die sogenannte 2-Pizza-Regel aufgestellt. Diese besagt, dass an einer Sitzung maximal so viele Personen teilnehmen sollen, wie man mit zwei Pizzen satt bekommt. Er hatte dabei allerdings amerikanische Pizzen im Sinn und die sind etwas größer als die, die man in Deutschland normalerweise bekommt. Pro Pizza kann man von vier Personen ausgehen, was eine optimale Teilnehmerzahl von acht Personen pro Sitzung ergibt.

Und tatsächlich gibt es zu dieser Frage sogar Studien. An der Universität Stanford hat man dabei festgestellt, dass die optimale Teilnehmerzahl bei 7±2 liegt, also bei fünf bis neun Personen. Bei dieser Anzahl können sich alle Teilnehmer bei Bedarf einbringen ohne dass zu viel Zeit aufgewendet werden muss. Andererseits sind genug Personen anwesend, um bei Problemlösungen ausreichenden Input zu liefern.

Sind mehr als zehn Personen bei einem Meeting anwesend, wird das ganze schnell unübersichtlich. Damit jeder Teilnehmer in einer so großen Runde zu Wort kommen kann, wird meist mehr Zeit benötigt, als zur Verfügung steht. Die Sitzung zieht sich unnötig in die Länge.

Je mehr Teilnehmer eine Sitzung hat, umso geringer wird die Wahrscheinlichkeit, dass die eher zurückhaltenden Teilnehmer sich äußern. Gleichzeitig versuchen die eher extrovertierten Personen sich in den Vordergrund zu drängen und ihrer Meinung Gehör zu verschaffen. In dieser Situation geht schnell wichtiger Input unter. Außerdem steigt bei einer großen Anzahl von Personen im Meeting auch die Zahl der Meinungen, die aufeinandertreffen. Das Risiko von Missverständnissen und Fehlkommunikation steigt. Auch deshalb gilt in diesem Zusammenhang die Regel „weniger ist mehr“.

Meetingregeln

Einige Dinge sollten selbstverständlich sein. Leider kann man gerade in Meetings immer wieder erleben, dass einige Menschen trotzdem ausformulierte Regeln brauchen. So sollte klar sein, dass man sich in Meetings auf die Themen konzentriert, die gerade besprochen werden. Und man sollte sich und die anderen Teilnehmer nicht ablenken. Das bedeute, dass man in einer Sitzung keine E-Mails ließt oder verschickt und auch keine anderen Aufgaben erledigt. Es sollte auch selbstverständlich sein, dass man nicht mit seinem Sitznachbarn redet und diesen dadurch ablenkt. Klar ist auch, dass man andere ausreden lässt und ihnen nicht ins Wort fällt.

Diese Regeln sind eigentlich selbstverständlich. Es kann aber durchaus sinnvoll sein, die Regeln vorher zu klären und gegebenenfalls schriftlich zu fixieren.
Und natürlich kann man auch weitere Regeln für Meetings festlegen, die zu einer speziellen Situation oder einem speziellen Umfeld passen.

Nachbereitung von Meetings

Zu einer Sitzung gehört immer eine ordentliche Nachbereitung. Es muss also zumindest ein Protokoll und gegebenenfalls eine To-Do-Liste erstellt werden. Die Liste kann dabei auch Teil des Protokolls sein.

Am wenigsten Arbeit macht ein Ergebnisprotokoll, bei dem nur die – wie der Name schon sagt – Ergebnisse der Sitzung zusammengefasst werden. Tatsächlich kann solch ein Protokoll schon während des Meetings geschrieben und sogar von den Teilnehmern genehmigt werden.

Alle Aufgaben, die im Laufe der Sitzung verteilt werden, müssen natürlich ebenfalls aufgezeichnet werden. Zu dieser Aufzeichnung gehört nicht nur, was zu tun ist und wer es erledigen muss, es muss auch immer ein verbindlicher Zeitrahmen festgelegt werden. Aufgaben, für die diese Terminvorgabe fehlt, werden nämlich gerne so lange verschoben, bis sie in Vergessenheit geraten. Es ist sinnvoll, diese To-Do-Liste in den Folgesitzungen fortzuschreiben und die Bearbeitung der Aufgaben zu überprüfen. Am besten erfolgt diese Überprüfung jeweils zu Beginn der jeweils nächsten Sitzung.

Sonstiges

Noch ein Tipp: Den Tagesordnungspunkt Sonstiges sollte man komplett von der Tagesordnung verbannen. Hier tauchen Themen auf, auf die sich niemand wirklich vorbereiten konnte – oft auch derjenige nicht, der den Punkt anstößt. Taucht solch ein Überraschungsthema in einer Sitzung auf, sollte man zuerst einmal klären, ob man es in diesem Umfeld überhaupt besprechen muss. Ist es tatsächlich so dringend, dass es keinen Aufschub duldet? Handelt es sich vielleicht einfach nur um Informationen, die man auch per E-Mail verteilen könnte? Sind alle Betroffenen anwesend? Liegen alle notwendigen Informationen vor, um eine Entscheidung zu treffen? Oder sollen die Sitzungsteilnehmer mit dem nicht angekündigten Thema einfach nur überrumpelt und zu einer überstürzten Entscheidung gedrängt werden?

Natürlich können wichtige und dringende Themen auch kurzfristig auftauchen. Wenn das der Fall ist, dann kann man sie natürlich auch ohne vorherige Ankündigung in einem Meeting bearbeiten. Dann liegt es aber in der Pflicht der Person, die das Thema aufruft, auch die entsprechenden Informationen zur Verfügung zu stellen. Ist das Thema nicht wichtig und dringend oder betrifft es nicht alle Anwesenden, dann kann man es natürlich mit entsprechender Vorbereitung in einer späteren Sitzung oder in kleiner Runde nach dem eigentlichen Meeting besprechen.