Wenn man sich mit Zeit- und Aufgabenmanagement beschäftigt, dann trifft man immer wieder auf ähnliche Hinweise. Es gibt bestimmte Verhaltensweisen, die sich positiv oder negativ auf unsere Produktivität und Kreativität auswirken. Und wenn wir diese Verhaltensweisen entsprechend beachten, dann können wir uns das Leben doch sehr viel leichter machen.
Die Hinweise zum Zeit- und Aufgabenmanagement reduzieren sich eigentlich auf die folgenden Punkte:
- Definiere Ziele!
Nur wenn wir wissen, wohin wir wollen, wissen wir, welchen Weg wir gehen müssen! Ein Ziel muss dabei nicht zwingend der große persönliche Erfolg sein. Es kann sich auch um die übergeordnete Aufgabe im Beruf handeln. Nicht wenige Firmen arbeiten heute mit Zielvorgaben und Zielvereinbarungen (auch wenn sie nicht immer sinnvoll gehandhabt werden und das Erreichen der Ziele manchmal nicht einmal in der Hand des Arbeitnehmers liegt). Wichtig ist, dass du dir deine Ziele bewusst machst. Denn nur durch dann weißt du auch, welche Schritte du tun und welche Aufgaben du erledigen muss, um diese Ziele zu erreichen.
Es ist absolut sinnvoll, eine (schriftliche) Liste seiner Ziele zu führen. - Führe eine Aufgabenliste!
Wenn du dir deiner Ziele bewusst bist und weißt, welche Schritte du gehen musst, solltest du diese notieren. Nur so vergisst du keinen Schritt und keine wichtige Aufgabe.
Wie du diese Aufgabenliste führst, ob in elektronischer Form oder mit Papier und Bleistift, ist dabei ebenso egal wie die Frage, ob du eine oder mehrere nach bestimmten Gesichtspunkten unterteilte Listen führen sollst. Wichtig ist vor allem die Schriftlichkeit. - Plane deine Aufgaben und setze Prioritäten!
Ich gebe es zu: Das ist für mich immer der schwerste Teil. Ich weiß meistens sehr genau, welche Aufgaben ich insgesamt zu tun habe. Aber festzulegen, wo ich anfangen soll, fällt mir immer extrem schwer. Und genau hier liegt das Problem. Wenn nicht klar ist, was die aktuell wichtigste Aufgabe ist und was genau in diesem Moment den meisten Nutzen bringt, dann kann man seine Zeit auch nicht so einsetzen, dass man den optimalen Gewinn daraus ziehen kann.
Deshalb musst du festlegen, welche Aufgaben wichtig sind und welche du aktuell vernachlässigen kannst. - Fange früh an!
Dieser Tipp hat zumindest meine Produktivität erheblich gesteigert – allerdings war ich auch schon immer ein Frühaufsteher.
Früh aufzustehen und mit der Arbeit zu beginnen bedeutet nicht, den Arbeitstag zu verlängern – jedenfalls nicht zwangsläufig. Es bedeutet, die ersten Stunden des Tages, die meistens ruhig und weitgehend frei von Ablenkungen sind, gewinnbringend zu nutzen. Ich habe eine Zeit lang in einer Abteilung gearbeitet in der ich fast zwei Stunden vor allen anderen Kollegen im Büro war. Wir hatte flexible Arbeitszeiten und die festgelegten Kernzeiten erlaubten das. Diese ersten zwei Stunden des Tages waren meine produktivsten. Es gab keine Telefonanrufe und es kamen auch keine Kollegen ins Büro, die etwas von mir wollten.
Inzwischen arbeite ich an einer anderen Stelle und die Arbeitszeiten sind enger festgelegt. Ich beginne meinen Tag aber immer noch früh (ich stehe um 5 Uhr auf) und nutze die ruhige Zeit, um meinen Tag zu planen, zu schreiben oder andere Dinge zu erledigen, die Ruhe und einen ausgeschlafenen Kopf benötigen. Und diese Zeit ist noch immer ungemein produktiv. - Vermeide Multitasking! Arbeite nur an einer Sache auf einmal!
Manche Menschen rühmen sich damit, mehrere Dinge gleichzeitig tun zu können. Allerdings ist der Mythos vom Multitasking schon lange widerlegt. Zum einen macht man nicht wirklich mehrere Dinge gleichzeitig sondern wechselt nur sehr schnell von einer Aufgabe zur anderen. Zum anderen ist man auf diese Weise gezwungen, seine Aufmerksamkeit immer wieder neu zu fokussieren. Das kostet Zeit und ermüdet auf Dauer extrem. Außerdem verhindert der ständige Wechsel von einer Aufgabe zur nächsten, dass man den berühmten Flow-Zustand erreicht, in dem sich die Arbeit fast von selbst und scheinbar mühelos erledigt. - Vermeide Ablenkungen!
Hier gilt das gleiche wie beim Thema Multitasking. Man wird von aufpoppenden E-Mail-Benachrichtigungen unterbrochen, möchte schnell noch etwas im Internet recherchieren, das Telefon klingelt oder ein Kollege kommt ins Büro. Solche Dinge stören unsere Aufmerksamkeit und halten uns von der Arbeit ab.
Natürlich lassen sich manchen Ablenkungen nicht ohne weiteres vermeiden. Du kannst und solltest sie aber so weit wie möglich reduzieren. - Überwinde die Aufschieberitis!
Heutzutage wird dieses Phänomen meist Prokrastination genannt. Dabei werden anstehende, meist unangenehme oder aufwändige Arbeiten immer wieder aufgeschoben. Oft so lange bis es fast zu spät und absolut notwendig ist, sie zu erledigen – was dann meistens in Stress ausartet.
Ich weiß nicht, ob dieses Verhalten im Menschen von Natur aus angelegt oder in irgend einer Form erlernt ist. Wichtig ist, dass du dir dieses Verhalten bewusst machst und versuchst, es zu vermeiden. Eine Wochen- oder Tagesplanung, in der du die zu erledigenden Aufgaben festlegt, hilft dabei ungemein (siehe Punkt 3). - Mache Pausen!
Pausen sind wichtig. Sie erlauben es dir, dich zu entspannen. Es genügt, wenn du deinen Gedanken ein paar Minuten freien Lauf lässt oder dir ein wenig Bewegung gönnst. Schon kannst du dich wieder besser konzentrieren. Pausen können auch sehr viel dazu beitragen, Stress zu reduzieren.
Dabei ist es egal, ob du die Pausen nach einem festgelegten Zeitplan wie bei der Pomodoro-Technik in deinen Arbeitstag einbaust oder dir in unregelmäßigen Abständen, wie zum Beispiel nach jeder erledigten Teilaufgabe, eine Arbeitsunterbrechung gönnst. Wichtig ist, dass du Körper und Geist immer wieder die Möglichkeit zur Entspannung gibst. - Lerne „Nein“ zu sagen!
Kaum etwas trägt so viel zur Produktivität bei, wie die Fähigkeit „Nein“ zu sagen.
Ich persönlich habe lange gebraucht das zu begreifen und habe diese Fähigkeit noch immer nicht wirklich gemeistert. Aber man muss sich einfach klar machen, dass man nicht alles tun muss, was an einen herangetragen wird.
Natürlich gibt es Aufgaben, die du nicht ablehnen kannst – zum Beispiel, wenn dein Vorgesetzter etwas an dich delegiert. Und es bedeutet auch nicht, dass du nicht hilfsbereit sein oder andere unterstützen sollst. Es geht darum, deine Kräfte einzuteilen und für das eigene Fortkommen einzusetzen. Und wenn du ablehnst, eine zusätzliche Arbeit zu übernehmen, dann solltest du es höflich tun und auch begründen. - Delegiere Aufgaben!
Das ist etwas, das nicht jeder von uns tun kann. Nicht jedem von uns sind Mitarbeiter untergeordnet, denen wir Aufgaben zuordnen können. Wenn du aber die Möglichkeit hast, Aufgaben, die du nicht unbedingt selbst erledigen musst, weiterzugeben, dann solltest du das tun. Denn auf diese Weise verschaffst du dir Zeit, Dinge zu tun, die vermutlich wichtiger sind.
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