Wie erledige ich meine Arbeit schneller und effizienter? Wie schaffe ich mehr in kürzerer Zeit? Wie werde ich produktiver?

Solche oder ähnliche Fragen haben sich sicher die meisten von euch schon einmal gestellt. Oft entstehen sie aus dem unguten Gefühl, dass man zu wenig leistet oder den Anforderungen nicht genügt. Meistens ist dieses Gefühl aber schlicht falsch und hat seinen Grund in einer Mischung von übertriebenem Ehrgeiz und Unsicherheit über die tatsächlichen Anforderungen. Aber das ist ein ganz eigenes Thema, das an dieser Stelle keine Rolle spielen soll.

Aber wie kann man tatsächlich seine Produktivität steigern und vielleicht auch etwas besser arbeiten?

Definitionen

Grundsätzlich kann man Produktivität als das Verhältnis zwischen Aufwand und Ergebnis beschreiben. Im großen, industriellen Rahmen fallen unter den Aufwand alle eingesetzten Produktionsmittel von den Maschinen über die Arbeiter bis hin zu den Rohstoffen. Als Ergebnisse gelten dann alle produzierten Güter oder Dienstleistungen.

In diesem Beitrag möchte ich mich aber nicht mit der Produktivität im betriebswirtschaftlichen Sinne beschäftigen, sondern mit der Produktivität auf persönlicher Ebene, also bei einzelnen Personen. Zum Teil ist dies aber auch auf die Arbeit einer kleinen Gruppe übertragbar.

In diesem Rahmen können wir uns beim Aufwand auf einen Faktor beschränken, nämlich die aufgewendete Zeit. Von allen anderen gegebenenfalls notwendigen Produktionsmitteln nehmen wir an, dass sie vorhanden sind und funktionieren.

Grundregeln der Produktivität

Um tatsächlich größtmögliche Produktivität zu erreichen, muss man letztlich nur zwei einfache Regeln beherzigen – und meistern. Und während man das „Beherzigen“ vielleicht noch gut hinbekommt, ist das Anwenden und „Meistern“ meist sehr viel schwerer.

Die beiden Regeln lauten:

  1. Mach dich von allen Ablenkungen frei!
  2. Konzentriere dich auf das, was wirklich wichtig ist.

Ablenkungen ausschalten

Ablenkungen sind tatsächlich der größte Produktivitätskiller. Im Büro können das die Kollegen sein, die einen unterbrechen, das Telefon, die E-Mail-Benachrichtigung, die Verlockungen des Internet und so weiter. Auch Hintergrundgeräusche in großen Büros können störend sein und die Konzentration unterbrechen. Studien haben ergeben, dass es nach einer Arbeitsunterbrechung bis zu einer halben Stunde dauern kann, bis man das gleiche Level an Konzentration erreicht hat, wie vor der Störung.  Und schon kurze Unterbrechungen von nur wenigen Sekunden führen dazu, dass sich unsere Fehlerquote bei schwierigen Aufgaben verdoppelt. Die Auswirkungen von ständigen Arbeitsunterbrechungen können also fatale Auswirkungen haben. Im schlimmsten Fall erreichen wir nie unser höchstes Leistungsniveau.

Wenn wir also produktiv arbeiten wollen, müssen wir alle Ablenkungen ausschalten. Deaktiviert die Benachrichtigungen von E-Mail und Messengern. Stellt das Telefon stumm und zieht euch an einen ruhigen Ort zurück. Idealerweise sollte man für ein konzentriertes Arbeiten in einem Einzelbüro sitzen oder zumindest in einem Raum, in dem alle anderen ebenfalls ruhig arbeiten und nicht telefonieren.

Natürlich ist das im normalen Arbeitsleben nicht immer so einfach umzusetzen. Kunden, Kollegen und Vorgesetzte bestehen auf Erreichbarkeit und nicht immer kann man es sich leisten, sich an einen ruhigen Ort zurückzuziehen. Aber vielleicht kann man ja mit seinem Arbeitgeber und den Kollegen eine gemeinsame Regelung finden und sich auf diese Weise ein oder zwei ruhige Stunden am Tag verschaffen.

Wichtiges erkennen und Prioritäten setzen

Auch diese Regel klingt zunächst einfach, ist aber tatsächlich meist noch schwerer umzusetzen als das Ausschalten von Ablenkungen.

Über die Frage, wie man Wichtiges erkennt und die richtigen Prioritäten setzt, sind zahlreiche Bücher geschrieben worden. Schon das zeigt die große Bedeutung, die man diesem Problem zumessen muss. Gleichzeitig erkennt man daran auch, wie schwer es offensichtlich ist, die Frage nach der richtigen Arbeitsreihenfolge zu beantworten.

Letztlich geht es darum, das kostbare und meist sehr knappe Gut „Arbeitszeit“ korrekt und möglichst gewinnbringend einzusetzen. Erschwert wird die Entscheidung darüber allerdings durch die Tatsache, dass viele Menschen auf die ein oder andere Weise fremdbestimmt arbeiten müssen. Die Aufgaben werden durch äußere Umstände vorgegeben, die sich nur bedingt beeinflussen lassen. Zu diesen Vorgaben zählen unter anderem Deadlines und Anweisungen durch Vorgesetzte.

Wenn man überlegt, in welcher Reihenfolge man seine Aufgaben abarbeiten soll, ist es sinnvoll, sich die drei folgenden Fragen zu stellen:

  • Was ist wichtig?
  • Was ist dringend?
  • Wo steht am meisten auf dem Spiel?

Hat man diese Fragen für sich persönlich beantwortet, sollte man auch wissen, mit welchen Aufgaben man sich zuerst beschäftigen sollte.

Und los geht’s!

Wenn ihr es geschafft hat, zu erkennen, welche Aufgaben aktuell für euch wichtig sind, und alle Ablenkungen ausgeschaltet habt, dann gilt es nur noch darum loszuarbeiten – und oft ist dieser Teil besonders schwer! Wie macht ihr das? Wie setzt ihr Prioritäten?

Wie vermeidet ihr Ablenkungen? Wie legt ihr eure Prioritäten fest?
Erzählt es in den Kommentaren!

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