So funktionieren Selbstmanagement-Systeme

Nur mit einem Mindestmaß an Selbstmanagement können wir den hohen Ansprüchen genügen, die unser Leben und die Gesellschaft an uns stellen. Jeder von uns muss jeden Tag eine Vielzahl von Aufgaben erledigen und Termine wahrnehmen. Dies gilt für unsere Arbeit ebenso wie für unser Privatleben. Dabei verliert man leicht den Überblick.

Aus diesem Grund hat sich eine Vielzahl von Systemen entwickelt, die uns dabei unterstützen sollen, unser Leben und unsere Arbeit zu strukturieren. Dies reicht von einfachen To-Do-Listen und Terminkalendern über flexiblere Systeme wie das Bullet Journal bis hin zu komplexen Methoden wie Getting Things Done.

Letztlich basieren aber alle diese Systeme auf fünf Grundprinzipien. Sie sind die Grundlage für die Nutzung dieser Werkzeuge. Und letztlich helfen sie sowohl bei der Auswahl als auch bei der Entwicklung eines eigenen Systems für das Selbstmanagement. Im Folgenden sollen diese fünf Grundprinzipien vorgestellt werden.

1. Schriftlichkeit

Die vermutlich wichtigste Regel bei allen Selbstmanagement-System lautet: „Schreib es auf!“

Das menschliche Gehirn ist leider nicht wirklich gut dafür geeignet, sich Dinge zu merken und sich zum richtigen Zeitpunkt daran zu erinnern. Geht es nur um ein paar wenige Termine oder Aufgaben, funktioniert das Erinnern zwar meist noch, aber je größer die Anzahl ist, umso schwerer wird es. Schreibt man sich die zu erledigenden Aufgaben und die Termine auf, entlastet man damit seinen Kopf. Das macht tatsächlich geistige Ressourcen frei, die man dann für andere Aufgaben nutzen kann. Zum Beispiel für das Lösen von Problemen oder für andere kreative Tätigkeiten. Denn darin ist unser Gehirn wirklich gut.

2. Regelmäßigkeit

Selbstmanagement funktioniert nur, wenn man sich regelmäßig damit beschäftigt. Es bringt wenig, ausführliche To-Do-Listen zu schreiben und dann nie wieder einen Blick hinein zu werfen. Auch das Anlegen eines kunstvoll gestalteten Bullet Journals hat wenig Sinn, wenn man es nicht regelmäßig nutzt und Informationen darin sammelt. Und wenn man sich die Mühe macht und Geburtstage, Jubiläen und andere Termine in einen Kalender einträgt, diesen dann aber wochenlang nicht mehr zur Hand nimmt, dann muss man sich doch wieder selbst an all das erinnern.

3. Einfachheit

Ein System zum Selbstmanagement funktioniert nur dann, wenn es möglichst einfach ist. In komplexen Listen mit vielen verschiedenen Symbolen verheddert man sich nur allzu leicht. Farbkodierungen sind ein gutes Mittel, bis man anfangen muss, darüber nachzudenken, ob die Termine für den Ausdauersport hellblau, dunkelblau oder doch aquamarin markiert waren. Je einfacher und intuitiver ein System gestaltet ist, umso leichter fällt es uns, damit zu arbeiten. Die Wahrscheinlichkeit, dass man das System in der nächsten Stressphase einfach über Bord wirft, wird geringer, und die Nutzung macht im Zweifelsfall auch mehr Spaß.

4. Passgenauigkeit

Jemand, der keine Termine wahrnehmen muss, benötigt meist keinen Terminkalender. Und jemand, dessen Leben vor allem aus der Teilnahme an Sitzungen, Vorträgen oder Briefings besteht, der aber kaum Aufgaben bearbeiten muss, benötigt kein komplexes System von To-Do-Listen. Kurz gesagt, das Selbstmanagement-System muss immer den Bedürfnissen und Umständen des Nutzers angepasst sein. Benötigt man eher eine Terminverwaltung oder doch besser ein Aufgabenmanagement oder ein Wiedervorlagesystem? Oder eine speziell ausbalancierte Mischung?

Die Frage nach der Passgenauigkeit muss jeder für sich selbst beantworten. Ich habe dabei die Erfahrung gemacht, dass vorgefertigte Systeme meistens nicht gut funktionieren. Denn meist sind sie auf denjenigen zugeschnitten, der es für sich entwickelt hat. Natürlich kann man mit einem „fremden“ System anfangen zu arbeiten. Mit der Zeit wird man aber immer wieder Änderungen vornehmen und das System an die eigenen Bedürfnisse anpassen.

5. Übung

Selbstmanagement funktioniert nur mit Übung und einer gewissen Selbstdisziplin. Bei jedem System muss man die Vorgehensweise bis zu einem gewissen Punkt trainieren und damit für sich automatisieren. Das Ziel ist es dabei, die Vorgehensweise für sich zu einer Selbstverständlichkeit zu machen. Dies reicht zum Beispiel vom sofortigen Eintragen von Terminen und Aufgaben in die entsprechenden Listen bis hin zum regelmäßigen Durchsehen der Aufzeichnungen im GTD-System. Nur wenn man die Handhabung des Systems regelmäßig übt, kann es seine ganze Wirkung entfalten. Und nur durch dieses Training sieht man auch, wo es noch Veränderungs- und Anpassungsbedarf gibt.


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